こんにちは、TRUNK ROOMライターのヤマソウです。

仕事上でのコミュニケーションは、「相手目線を意識して、分かりやすく伝える」が基本です。

しかし、具体的にどうすれば「分かりやすく伝える」ことができるのでしょうか？

コミュニケーションは
「端的かつ的確」に

まず前提として、「端的かつ的確に伝えると、相手は理解してくれやすい」ということが言えます。

必要最低限の情報だけの方が、相手からすると処理しやすいからです。

逆に、こんな失敗したことありませんか？

「できるだけ詳しく！」
なんて、ありがた迷惑

「できるだけ、私の状況を全て伝えるようにしよう！そのほうがより正確に理解してくれる。」

そう思って、自分の持つ情報の限りを伝えた結果

「で、結局何が言いたいの？」

「え？めっちゃちゃんと伝えたやん？？」

情報をできるだけたくさん伝えた方が、相手の理解が深まるというのは一方的な思い込みです。

聞き手は、できるだけ早く大切なとこだけ聞きたいのです。

では、相手に何を伝えてあげればいいのか？

これだけ伝える
6つのポイント

重要なポイントは６つです。

1 目的 : 何のためにやるのか

2 対象 : 誰に対して / 誰とやるのか

3 役割 : 自分の役割 / 権限の範囲はどこまでか

4 方法 : やり方の指定はあるのか

5 基準 : 何が満たされていればOKなのか

6 納期 : 中間納期 / 最終納期

コミュニケーションの目的が「情報の伝達」ならば、これだけを伝える方が効果的。

逆に、自分が聞き手となった時もこの6つを引き出すように意識すると良いでしょう。

そして、+αとして伝え方や聞き方も意識すると、相手と気持ちよくコミュニケーションを運べます。

「大枠から伝える」
は+αポイント

6つのポイントを1つずつ伝えたり、聞いたりするのは正直うざいです。

というのも、機械的な確認のような感じがするから。

ポイントは「大枠から伝える」こと。

例えば、

「この記事、ネットでTRUNKのこと見つけてくれるようにするための記事ね。学生むけに書いてね。来週の月曜日までには書いてきてほしい。あ、進捗知りたいから、水曜日あたりに中間報k...」

なんて話し方、ウザいです。依頼の趣旨がわからないですし、情報伝達ミスが起きる可能性があります。

「ネットでの宣伝のために、学生向けの記事を書いてきてほしい。来週の月曜日が締め切り、水曜日に中間報告って感じで進めてください。」

相手や状況によって、臨機応変に情報を削る。そして、しっかりと相手に理解してもらえるように伝えられると良いですね。

 

この記事で取り上げた、「ビジネスコミュニケーションの基本」は

【全職種向け】コミュニケーション基礎 で紹介されました。



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